Săli de întâlnire potrivite noilor metode de lucru

De la săli de conferință, până la întâlniri în VR

UNDE TI-AR PLĂCEA SĂ AI URMĂTOAREA ÎNTÂLNIRE?

POATE PE O BARCĂ ÎN MAREA MEDITERANĂ SAU ÎNCONJURAT DE ARTĂ LA MUZEUL LUVRU? CU AJUTORUL TEHNOLOGIEI, VEI PUTEA ÎN CURÂND SĂ ALEGI ORICE SPAȚIU. FIE CĂ PREFERI LOCAȚIILE EXOTICE SAU MEDIUL FAMILIAR AL PROPRIULUI BIROU, TE POȚI AȘTEPTA LA MULTE SCHIMBĂRI INEDITE ÎN CEEA CE PRIVEȘTE RUTINA ÎNTÂLNIRILOR.

Noua tehnologie are puterea de a schimba întâlnirile și conferințele

Dezvoltarea rapidă a tehnologiei nu schimbă numai felul în care lucrăm, dar și felul în care colaborăm. Numărul întâlnirilor și conferințelor în care colaborăm în mod direct, față în față, s-a diminuat. Astfel, numărul întâlnirilor de tip video-conferință este din ce în ce mai mare.

O nouă dimensiune va fi adăugată în curând acestor întâlniri la distanță: realitatea virtuală. Aceasta ne permite să experimentăm interacțiunea cu alți oameni și alte spații, fără a fi prezenți fizic în locul respectiv. Pe termen lung, vom putea să organizăm întâlniri în orice mediu ne dorim - într-o copie virtuală a biroului executiv al companiei sau punctului de producție sau într-un mediu inspirațional pe o insulă exotică...singurele limite vor fi cele impuse de imaginația noastră.

Desigur, vom continua să avem întâlniri la care să fim prezenți fizic când situația o impune. Dar noua tehnologie ne permite să gândim sustenabil și să reducem impactul pe care îl avem asupra mediului sub forma călătoriilor și emisiilor de carbon. Din punct de vedere al organizației, întâlnirile de la distanță sunt eficiente și în ceea ce privește costurile, din moment ce cu ajutorul lor vom putea economisi și timp și resurse financiare. Pentru a fi pregătite pentru aceste schimbări, sălile de întâlnire ale viitorului trebuie echipate corespunzător: ele trebuie să conțină toată tehnologia necesară și să o integreze în mobilierul necesar - mese de întâlnire sau de conferință.

Mese pentru proiecte și întâlniri flexibile

Este din ce în ce mai comun să fim implicați în diverse echipe și proiecte. Prin urmare, întâlnirile și discuțiile scurte sunt o parte necesară din programul nostru. Pentru acest tip de întâlniri, avem nevoie de soluții flexibile. Trebuie să fie simplu să schimbăm spațiul de lucru dintr-o zonă birouri și bench-uri, într-o zonă pregătită pentru întâlniri spontane.

De asemenea, avem nevoie de săli de întâlnire, săli de conferință și spații care să faciliteze întâlnirile spontane. Când simțim nevoia să colaborăm cu un coleg, spațiul de lucru trebuie să fie capabil să ne ofere un număr de zone variate unde putem discuta în liniște, fără a-i deranja pe ceilalți. Spațiul pe care îl dedicăm întâlnirilor spontane trebuie să fie potrivit nevoilor pe care le avem în momentul actual. Mesele,  scaunele operaționale, scaunele, canapelele și celelalte piese de mobilier trebuie să fie flexibile, ergonomice și ușor de personalizat.

Sălile de întâlnire dedicate întâlnirilor programate în avans trebuie să aibă diferite dimensiuni - săli mici de ședință, potrivite pentru 4-6 persoane și săli mari de ședință pentru mai mult de 6 participanți. Pentru întâlnirile executive, workshopuri și întâlniri cu întreaga echipă veți avea nevoie de o masă de conferință dotată cu toate echipamentele necesare. Pentru că uneori întâlnirile de acest tip pot dura o perioadă mai lungă de timp, sala de conferință trebuie echipată cu scaune ergonomice care pot preveni oboseala și durerile de spate sau musculare și ne pot ajuta să fim mai alerți și atenți pe întreaga durată a întâlnirii.

6 soluții smart pentru întâlniri flexibile

1. mese de întâlnire flexibile

Alege mese de întâlnire, benchuri sau birouri ce pot fi interconectate și ce pot permite reconfigurarea spațiului, dacă situația o impune.

2. înălțimi diferite pentru tipuri diferite de întâlniri

Mesele de întâlnire cu înălțimi diferite stimulează diferite metode de lucru la birou. 74cm este o înălțime confortabilă pentru lucrul sedentar și pentru întâlnirile de lungă durată. 90cm încurajează un stil activ de întâlnire, în care poți alterna între statul jos și statul în picioare, facilitând astfel cooperarea și schimbul de informații. 105 cm este înălțimea ideală pentru întâlniri scurte și anunțuri în timpul unei zile de lucru.

3. panourile oferă mai multă libertate

Panourile sunt o metodă eficientă prin care putem transforma un spațiu de lucru într-o zonă de întâlnire. Prin adăugarea acestora, poți modifica scopul suprafeței mesei. Panourile pot fi folosite și pentru birouri, dar și pentru soluții tip bench.

4. sistem flexrail

Prin adăugarea sistemului flexrail cu funcții ajustabile pentru panouri, monitoare sau prize, USB sau cabluri de rețea, poți obține o masă flexibilă și potrivită nevoilor tale.

5. actualizarea tehnologiei pentru întâlniri

Pentru că noile tehnologii de comunicație sunt esențiale pentru felul în care se desfășoară întâlnirile, trebuie să ne asigurăm că sala de conferință este echipață corespunzător. În prezent, poți alege modulele de conexiune cu funcții interschimbabile pentru rețea și USB de exemplu, fapt ce face posibilă schimbarea și actualizarea tehnologiei pe parcurs, în funcție de nevoile utilizatorilor.

6. sistemul de rezervare pentru întâlniri eficiente

Un sistem de rezervare pentru sala executivilor, sala de conferință și sălile mici și mari de întâlnire este o investiție bună. Când sălile pot fi rezervate, angajații au o privire de ansamblu asupra felului în care se pot organiza și astfel pot reduce nivelul de stres și pot eficientiza felul în care este folosit spațiul.

Hei, nu esti acasa!

Cod de conduită pentru întâlnirile într-un birou activity-based

Din multe puncte de vedere, birourile din prezent seamănă cu casele noastre. Putem să alegem ce activitate vrem să facem și unde să o facem. Putem de asemenea să avem diferite activități în același spațiu,  în același fel în care ne folosim sufrageria acasă. Într-un birou flexibil suntem încurajați să cooperăm și să ne întâlnim frecvent. Pentru ca întâlnirile să fie benefice, fără a-i deranja pe ceilalți, trebuie să avem reguli. Decideți împreună când și unde este în regulă să organizați întâlniri și discuții. Acest lucru este important în special în cazul întâlnirilor flexibile. De exemplu, dacă te întâlnești întâmplător cu un coleg și realizezi că ar trebui să discutați câteva lucruri, propune-i o întâlnire scurtă într-unul din spațiile proiectat pentru acest scop.  Pentru întâlnirile programate, investește într-un sistem de rezervare care sporește eficiența organizației și minimizează riscul neînțelegerilor.  

O soluție flexibilă și adaptabilă: Nexus Meeting.